Cómo organizar un evento corporativo y hacer que todos lo recuerden
¿Quieres saber cómo organizar un evento empresarial? Este tipo de actos son muy importantes en el mundo corporativo para generar imagen de marca y conseguir que el público se identifique con tu empresa.
Qué es un evento corporativo
Los eventos corporativos o eventos de marca son una forma de comunicación de las empresas hacia un público concreto. En ellos se realizan actos pensados para el mundo empresarial, ya sea para clientes, para proveedores, para trabajadores, para colaboradores, etc.
A través de ellos, las empresas consiguen crear una acción de branding para generar buena imagen de marca. Dependiendo del tipo de evento corporativo que sea, puede tener otros fines, como la presentación de productos, una gala de premios, una inauguración o la celebración de un aniversario, por ejemplo.
Hoy en día los eventos corporativos son cada vez más originales, se trabajan mucho los aspectos del entretenimiento, la decoración, los pequeños detalles, regalos y recuerdos, todo con el fin de que el público lo recuerde con buena imagen.
Cómo organizar un evento empresarial y qué no debe faltar
Vamos a ver una serie de pasos a seguir para organizar un evento y que no falte nada:
1. Definir objetivos y público
¿Qué quieres conseguir con ese evento? ¿Para qué es? ¿A quién va dirigido? Por ejemplo, si es un evento de presentación de un producto puedes invitar a tus clientes más fieles, tus colaboradores, tus proveedores, la prensa y personalidades relevantes según la situación y la localidad como alcaldes.
2. Definir el presupuesto y planificar
Esta es la etapa más larga cuando hablamos sobre cómo organizar un evento. Una vez definido el presupuesto, podrás plantear todos los aspectos del evento como el lugar, la fecha y la hora, toda la programación o actos que se celebrarán y todo tipo de recursos que necesites.
Es buena idea hacer una lista de tareas y otra de inventario con las cosas que necesitas, por ejemplo:
- Decoración: todos los elementos que sean relevantes: desde flores hasta una alfombra roja o césped artificial y zona de chill out.
- Catering: dependiendo de la hora y el tipo de evento, necesitarás poner un catering de desayuno, barra de bebidas o de comida abundante. Puede ser tipo buffet, servido en mesa o con camareros que llevan varios platos de picar.
- Papelería: todo lo que necesites imprimir, como los programas, cartelería, tarjetas, invitaciones, etc., ¡que no se te olvide nada!
3. Marcar la diferencia
Estaría muy unida a la fase anterior, ya que seguimos planificando, pero aquí ultimamos detalles para que el evento sea algo memorable. Cada evento corporativo tiene que tener algo que lo haga realmente especial y sea fácil de recordar, así como de difundir.
Las fotos hoy día son uno de los mejores recuerdos que se lleva la gente, por eso mismo, muchas empresas optan por crear un álbum privado del evento que se puede compartir mediante enlace y en el que todos los invitados pueden subir las fotos que se hagan.
Así, al día siguiente todo el mundo podrá rememorar el buen rato y ver el evento desde distintas perspectivas. Además, estos álbumes permiten guardar y descargar las fotos con la máxima calidad.
Se puede poner un photocall, una zona de alfombra roja o simplemente una decoración bonita en la que los invitados disfruten y se hagan sus fotos.
4. Difundir y comunicar
Esta fase se da tanto antes como durante y después del evento. Consiste en difundirlo hacia el público al que está destinado, mediante invitaciones por carta, vía email o cualquier forma imaginativa.
Durante el evento, se trasladará al resto de gente lo que está ocurriendo, por lo que las redes sociales serán muy útiles. Además de las fotos, se puede grabar un vídeo para luego recopilar el evento y difundirlo posteriormente una vez haya acabado para seguir creando imagen de marca.
En definitiva, como puedes ver organizar un evento no es tarea fácil y requiere de mucha planificación, especialmente en esos pequeños detalles que queremos que marquen la diferencia y hagan que los invitados vivan un momento junto a la empresa de apego.
